Die Filehosting-Plattform Dropbox ermöglicht seinen Business-Kunden mit einer neuen Funktion die gleichzeitige Verwaltung verschiedener Team-Konten. Der sogenannte Multiteam-Admin erleichtert es dem Unternehmen, die Aktivitäten verschiedener Teams im Blick zu behalten und die Teams zentral zu steuern.
Kein Login in jedem einzelnen Konto mehr nötig
Wenn ein Unternehmen am Anfang steht, gibt es häufig nur ein Team, das auf Dropbox Dokumente teilt. Sobald das Unternehmen wächst, werden die Strukturen komplexer. Wo zuvor nur eine Person für ein bestimmtes Thema zuständig war, wird mit der Zeit eine Abteilung formiert, die selbst ein eigenständiges Team bildet. Diese Entwicklung führt bei der Nutzung von Dropbox teilweise dazu, dass jede Abteilung ein eigenes Konto für die Teamarbeit einrichtet.
Sowohl für die Unternehmensführung als auch die IT-Abteilung ist die Verwaltung und Strukturierung verschiedener Dropbox-Konten unpraktisch und unübersichtlich. Um dem entgegenzuwirken, hat sich Dropbox eine neue Funktion ausgedacht, über die es möglich ist, Zugang zu allen Team-Konten gleichzeitig zu haben, ohne sich in jedes dieser Konten einloggen zu müssen. Dazu muss der jeweilige Team-Administrator einem sogenannten Multiteam-Admin lediglich Administrator-Rechte erteilen. Der Multiteam-Admin muss nicht selbst Mitglied im jeweiligen Dropbox-Business-Team sein.
Dropbox entwickelt sich zur Workflow-Plattform
Die Lösung über den Multiteam-Admin hat auch den Vorteil, dass die Teams zwar zentral gesteuert werden können, aber trotzdem voneinander getrennt erhalten bleiben. Neben der Anpassung von Kontoeinstellungen können die Aktivitäten, die in den jeweiligen Konten stattfinden, überwacht werden.
Konkret heisst das: Multiteam-Administratoren haben Zugang zur Admin-Konsole des jeweiligen Teams. Die Multiteam-Admins können sehen, wer Mitglied im jeweiligen Team ist, neue Mitglieder einladen oder alte entfernen. Ausserdem können die Multiteam-Admins Dateien und Ordner im jeweiligen Team-Konto bearbeiten.
Die Multiteam-Admin-Funktion steht Dropbox-Business-Kunden ab dem 28. Februar 2019 zur Verfügung. Wer das neue Feature nutzen möchte, findet es in der Verwaltungskonsole.
Zuletzt war Dropbox insbesondere wegen der Übernahme von HelloSign in den Schlagzeilen. Mit HelloSign wurde aber nicht nur ein Spezialist für E-Signaturen erworben, sondern auch Lösungen für die Gestaltung von Arbeitsprozessen erworben. Vor diesem Hintergrund ist die Einführung der Multiteam-Funktion als Zeichen zu sehen, dass sich Dropbox vom reinen Filehosting-Dienst immer weiter zu einer Plattform entwickelt, die Lösungen für unternehmensweite Arbeitsabläufe anbietet.
